Dépenses

La recherche search regarde à la fois la description, le nom de la personne qui a payé et le montant ; elle sert donc aussi bien si tu te souviens de ce qu’était la dépense que si tu ne te rappelles que du chiffre.

En dessous, les filtres par catégorie ne laissent en vue que les dépenses de l’une d’elles, et le filtre «Avec photo» seulement celles dont le ticket est photographié.

Appuie sur le bouton add en bas à droite. Si ton rôle a le droit de scanner, l’app te laisse choisir entre «Scanner le ticket» et «Ajouter manuellement».

Le second chemin, qui finit par devenir l’habitude pour beaucoup de gens : le + de l’écran Aujourd’hui, où, sous «Ou ajoute manuellement», se trouve «Dépense». C’est le même formulaire, et ainsi tu notes la dépense en rentrant de la pharmacie, sans aller chercher la section.

La seule chose obligatoire est le «Montant», qui se note dans la devise du groupe. La «Description de la dépense» est facultative, mais elle en vaut la peine : une petite note comme «comprimés pour la tension» fera que, dans quelques semaines, tu sauras à quoi correspondait chaque chiffre.

Choisis ensuite une «Catégorie» : le formulaire arrive avec «Pharmacie» cochée au départ, change-la donc si la dépense concernait autre chose. C’est elle qui permet ensuite de voir combien part en pharmacie chaque mois. Et si vous êtes plusieurs, indique «Payé par» pour garder une trace de qui a mis l’argent : ce n’est pas de la méfiance, c’est ce qui rend facile la répartition des comptes à la fin.

Avec «Scanner le ticket» document_scanner, tu prends le reçu en photo et l’intelligence artificielle lit le montant et les données pour toi. Cela fonctionne comme le scanner d’ordonnances, que tu as en détail dans Scanner avec l’IA, et cela te laisse en plus la photo du ticket enregistrée.

Vérifie la catégorie avant d’enregistrer. En revenant du scanner, le formulaire arrive toujours avec «Pharmacie» en place, quel que soit le ticket : ce n’est pas l’intelligence artificielle qui la devine, c’est une valeur de départ fixe. Si le reçu était celui du taxi et que tu ne la changes pas, l’analyse par catégories te dira que tout part en pharmacie.

On y arrive par deux chemins : pendant que tu notes une dépense, avec le lien «Gérer» tune qui se trouve à côté de «Catégorie» ; ou depuis l’Analyse, avec l’icône des catégories category en haut à droite.

Dedans, tu verras les six d’origine, marquées comme «Par défaut», et en dessous tes «Catégories personnelles».

Écris le «Nom» —«Aide à domicile», par exemple—, choisis une «Couleur» et une «Icône» pour la reconnaître d’un coup d’œil, et enregistre. À partir de là, tu l’auras en notant n’importe quelle dépense, comme celles d’origine.

En haut à droite du détail se trouve le menu more_vert. Si tu ne le vois pas, ce n’est pas qu’il s’est caché : il n’apparaît que lorsque cette dépense fait partie de celles auxquelles tu peux toucher. L’organisateur peut toucher à toutes ; les autres, seulement à celles qu’ils ont notées.

Il y a un cas où ce menu n’apparaît pour personne, pas même pour la personne qui organise le groupe, ni sur les dépenses qu’elle a notées elle-même : quand le groupe a une fermeture annoncée ou qu’il est en lecture seule. Les dépenses restent visibles et on peut les exporter, mais on ne peut plus ni les modifier ni les supprimer. Avec une fermeture annoncée, en plus, les alertes de dépense continuent d’arriver, et aussi bien l’«Analyse» que les exports s’ouvrent normalement.

Un détail sur le champ «Payé par» : le nom de la personne qui a réellement payé est conservé, même si elle n’est plus dans le groupe et que quelqu’un d’autre modifie la dépense plus tard. Corriger un montant ne change pas à qui appartenait l’argent.

De là, «Modifier» ouvre le même formulaire avec les données en place, et «Supprimer» demande confirmation avant d’effacer. Lis-la calmement, parce qu’elle prévient de quelque chose d’important : «Le ticket scanné, s’il existe, sera aussi supprimé.» La photo du ticket est le justificatif : si un jour elle peut t’être utile, mets-la de côté ailleurs avant de supprimer la dépense.

L’icône «Analyse» insights se trouve en haut à droite de la liste. Elle est toujours visible, mais dans les groupes avec le plan Gratuit elle porte un cadenas : en appuyant dessus, elle t’explique ce qu’elle contient au lieu de s’ouvrir.

Avec Plus ou Pro s’ouvre le résumé de l’année, avec la répartition par catégories et la comparaison avec les mois précédents, pour savoir si ce mois-ci vous avez dépassé les bornes. Le graphique en barres remonte jusqu’à 6 mois avec Plus et 12 avec Pro.

Tout à la fin de ce même écran —il faut descendre jusqu’en bas— se trouvent «Exporter en CSV» download, pour les ouvrir dans un tableur, et «Exporter en PDF», qui génère un rapport prêt à imprimer. Le CSV est compris dans Plus ; le PDF relève de Pro, et c’est pour cela qu’il porte un petit cadenas si ton groupe ne l’a pas.

Garde en tête sa portée : le fichier n’emporte pas tout l’historique, mais au maximum les 200 dépenses les plus récentes parmi celles que le plan du groupe laisse voir. Pour un usage normal c’est largement suffisant, mais si tu as des années d’historique, ne t’attends pas au fichier complet.